O que você pensa quando escuta essa pergunta? Há alguns anos atrás escutar essa frase me dava calafrios. Pra mim, tanto dar quanto receber um feedback era sinônimo de “aquelas conversas difíceis de ter”.

Primeiro, um pouco de uma experiência pessoal. Quando ainda estava na universidade, participei de uma ONG junto com vários outros jovens. Na época assumi a diretoria de uma das áreas e era integrante de um corpo executivo de mais ou menos uns 10 diretores. Cada um de nós era muito bom na sua área, mas confesso que éramos um desastre quando estávamos juntos. Não havia sinergia entre nosso trabalho e nossa relação interpessoal não era das melhores.

Um dia estávamos realizando mais uma imersão de oficinas e treinamentos e o líder do nosso grupo propôs que fizéssemos uma sessão de feedbacks. Cada um de nós deveria dar e receber feedback de todos. Após ele apresentar as orientações de como deveríamos seguir, começamos a sessão.

No início achei que aquele momento não daria muito certo, mas a cada feedback dado, a sinergia entre o grupo crescia, barreiras iam sendo derrubadas, íamos nos encontrando no outro e percebendo o quanto cada um de nós se complementava. Aquele momento foi um divisor de águas no nosso trabalho e aprendi o quanto essa comunicação pode fazer diferença nas nossas rotinas e resultados.

E não precisamos fazer muito esforço para recordar de alguma experiência de feedback. Lembra quando você brincava de “tá frio, tá quente” e as pessoas iam te dando pista se você estava perto ou longe do objeto escondido? quando você assistiu a um filme e colocou as estrelinhas para fazer a avaliação? Ou quando você tentou executar alguma ação não permitida em algum programa e automaticamente surge um “x”, uma caixa de notificação ou algum barulho?

Nesses exemplos, o feedback é uma ferramenta importante para instruir e ajudar as pessoas a chegarem no seu objetivo ou dar um retorno sobre uma percepção. Mas por que quando levamos esse processo às nossas relações pessoais ou de trabalho, ele se torna algumas vezes doloroso e um tanto traumático? 

Bom, o feedback nada mais é que um retorno, sobre uma ação, comportamento ou sobre a execução de alguma atividade. Mas engana-se quem pensa que é um processo de mão única. Ele precisa ser de mão tripla: dar, receber e se autoavaliar. E por apresentar essas configurações, e se executado de forma planejada, acaba se tornando uma potente ferramenta de aprendizagem.

E qual é a real importância do feedback?

Nós somos movidos a orientações e retornos. Precisamos nos sentir seguros sobre o que estamos fazendo e entregando. Se não temos essas respostas, acabamos criando. Estas suposições geram instabilidades e incertezas e acabam prejudicando nosso desempenho.

Pensando em uma aplicação organizacional, um processo de feedback estruturado possibilita uma maior fluidez na comunicação, diminui as incertezas e guia os fluxos de trabalho possibilitando uma melhoria no desempenho e o alcance de objetivos. O feedback cria pontes de diálogo, viabiliza que conhecimentos e práticas sejam transmitidos de forma constante, guiando os colaboradores a propor novas soluções e se sentirem reconhecidos, valorizados e motivados.

Por ser um processo que necessita de uma fala pensada, argumentos estruturados e capacidade de ouvir e de se colocar no lugar do outro, o feedback acaba exercitando o desenvolvimento de habilidades como inteligência emocional, empatia e escuta ativa, fundamentais para qualquer ambiente de trabalho.

Mesmo com tantas potencialidades, o feedback pode ter um efeito completamente reverso se não for aplicado de maneira correta.

“Ah, mas eu achei que era apenas chamar a pessoa no canto e dar os parabéns ou chamar a atenção dela.”

Então quais são os caminhos para se construir bons feedbacks?

1 – Uma via de mão tripla

O primeiro ponto é entender que o feedback sempre possui três vias: a de quem vai dar, a de quem vai receber e de quem está se autoavaliando no processo.

Para quem vai dar o feedback é fundamental focar nos pontos que devem ser melhorados, buscando ser específico e evitar a utilização de termos generalistas como “sempre” e “nunca”. Se o feedback tem o intuito de provocar mudanças e melhorias, utilizar essas expressões cria um bloqueio, já que transmitem situações que não são passíveis de mudança, pois nunca ou sempre acontecem.

Para quem vai receber o feedback é importante pensar sob a perspectiva da melhoria e nunca do “onde estou errando”. Expresse também uma atitude de curiosidade para buscar mais informações de como manter o que está bom ou mudar o que não está. Estar aberto ao momento e vivenciá-lo como uma oportunidade de desenvolvimento faz toda a diferença ao receber o feedback.

E por último é pensar no processo de autoavaliação e prezar por uma atitude construtiva independente se você está dando ou recebendo feedback. Os dois lados devem aprender e se desenvolver durante o processo.

2 – Preparando o feedback

Um bom feedback precisa ser claro, transmitir as informações essenciais, ser baseado em fatos e não em opiniões e trazer exemplos que contribuam e ilustrem o que deve ser comunicado. Por exemplo, caso você queira reforçar ou dar um retorno para alguém que te entregou um relatório super legal é importante destacar o que estava bom:

“Gostei muito do relatório. A forma como você apresentou os gráficos no item de resultados deu um diferencial. Acredito que melhora muito a visualização das informações, pois rapidamente conseguimos encontrar aquilo que queremos. Podemos usar nas próximas!” e é bem diferente do que dizer apenas: “O relatório estava ótimo. Parabéns!”.

Outros dois aspectos a serem levados em consideração são o tom a ser utilizado na conversa e a forma da entrega. Adotar uma postura mais informal, empática e receptiva, assim como a escolha de um ambiente agradável garantem a quebra do gelo e uma conversa menos pesada e cheia de ansiedade.

Um feedback relevante precisa buscar soluções e focar no futuro. Se o item a ser conversado é um ponto de melhoria, não deixe que a pessoa sozinha tente digerir e encontrar a melhor saída. Dar indicações e alternativas auxiliam no processo do outro absorver o feedback e se voltar para uma atitude de melhoria.

Essas atitudes, para serem factíveis e práticas, devem ser projetadas em um futuro breve, médio ou de longo prazo, dependendo da situação. A ideia é deixar claro o que deve ser melhorado e a partir de quando. Assim fica mais fácil medir os avanços feitos.

3 – Ser ouvido e ouvir

Um momento de feedback é uma oportunidade de criar uma conexão com o outro e por mais que você esteja no papel de dar o feedback, mantenha-se disponível e peça por um retorno também. Deixar o espaço aberto para que o outro também possa dar as suas impressões, indicar se existe algum ponto que possa ser melhorado em um nível macro ou para que ele possa deixar claro o que foi passado, são os passos finais para um bom processo de feedback.

4 – O “momento certo”

E por último, não fique buscando pelo momento certo. É importante prover uma cultura de feedbacks que tenham uma certa frequência. Isso facilita e normaliza o processo e evita que cada conversa seja vista como um momento delicado.

Existem ainda situações que merecem feedbacks mais imediatos para proporcionar uma correção ou uma motivação mais rápida. Nesses casos, é fundamental agir de forma mais assertiva, sem esquecer os outros passos que já conversamos aqui.

“Ah, mas eu não estou atuando no mercado de trabalho, não preciso me preocupar com feedbacks”.

Estamos cercados todo o tempo por esses retornos. Nossas relações, independente de qual nível sejam, geram interações e expectativas. Portanto, buscar entender como estamos agindo ou dar informações ao outro sobre como ele tem agido são fundamentais para se construir relações saudáveis e poder se desenvolver e se autoconhecer. 

Então, que tal pedir um feedback?